Новости правил бухгалтерского учета

Министерство финансов Украины своим приказом от 7 июня 2010 года N 372 внесло довольно таки существенные изменения в Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, которое было утверждено приказом от 24.05.1995 года N 88. Большей частью эти изменения касаются применения электронного документооборота.

В частности, прежде понятие “Первичные документы” определялось – как письменные свидетельства. Теперь первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение (п. 2.1.)

Абзац 1-й пункта 2.3 Положения изложено в такой редакции: “Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте”. При этом из Положения исключен абзац 2-й этого пункта, который ранее устанавливал, что документ, изготовленный машинным способом, должен быть записан на материальном носителе (магнитном, бумажном), изготовленный и размеченный по требованиям соответствующего стандарта и закодированный согласно утвержденной системе кодификации. Однако осталась норма, о том, что по требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятия, учреждения обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

Первичные документы теперь должны иметь такие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от лица которых составлен документ, название документа (формы), дата и место составления, содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции (в натуральному и/или стоимостном выражении), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личная или электронная подпись или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции (абз. 1 п. 2.4.). Т.е. теперь не обязательно указывать на первичных документах код формы, но на электронных документах нужна электронная подпись.

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом и иными актами гражданского законодательства (п. 2.5.).

Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм (п. 2.7.).

В случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию со специально уполномоченным центральным органом исполнительной власти в области статистики и Министерством финансов Украины, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т.п. их нарицательной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти.

Электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

Запрещается принимать к исполнению первичные документы на операции, которые противоречат законодательным и нормативным актам, установленному порядку приема, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных ценностей и иного имущества, повышают договорную и финансовую дисциплину, наносят ущерб государству, владельцам, прочим юридическим и физическим лицам. Такие документы должны быть переданы руководителю предприятия, учреждения для принятия решения (ранее их было необходимо передать главному бухгалтеру).

Обратите особое внимание на то, что первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке – оттиск штампа оператора (?!?), ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами.

Информацию о хозяйственных операциях предприятия, учреждения за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносят в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых устанавливается соответствующими нормативно-правовыми актами (раньше – только соответствующей инструкцией).

Как и ранее, ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которой ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п., или со знаком “минус”, а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором выявлена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Однако, теперь к этой справке предъявляются дополнительные требования: она должны указывать причину ошибки, ссылку на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, который составил справку, и после ее проверки – главным бухгалтером.

Исправление ошибок в документах и регистрах, которые созданы в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством.

Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны сохраняться на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить их целостность на этих носителях, и в течение периода, который не должен быть менее срока, установленного для соответствующих документов на бумаге. Что имеется в виду в данном случае под словом “целостность” – не понятно.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется в соответствии с нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. В настоящее время – это “Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів“, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.1998 г. N 41 (в редакції приказа Госкомархива Украины N 52 от 25.03.2008 г.).

Изменения в Положение вступают в силу 24 июля 2010 года.

Полный текст Положения можно посмотреть на сайте Верховной Рады, правда, пока что без новых перемен, но наверно они будут быстро внесенные. Я бы рекомендовал всем бухгалтерским работникам сохранить текст без перемен, ведь проверяя со временем могут пробовать предъявлять к первичным документам, которые изготовлены до 24 июля 2010 года требования, предусмотренные этими изменениями. Это не законно, ведь ни один нормативный акт не имеет обратной силы.