Опровержение архивных сведений

Министерство юстиции Украины 28 августа 2015 года издало довольно интересный для некоторых граждан приказ № 1612/5 «Об утверждении Порядка приобщения к архивным документам опровержения недостоверных сведений о лице, которые содержатся в этих документах». Этот Порядок разработан для обеспечения права лица опровергать недостоверную информацию о себе, которая может содержаться в документах, сданных на хранения в архивные учреждения.

Действие этого Порядка распространяется, как это указано в Порядке, на центральные и отраслевые государственные архивы, Государственный архив в Автономной Республике Крым, государственные архивы областей, городов Киева и Севастополя, архивные учреждения Национальной академии наук, архивные отделы районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций, городских советов, архивные подразделения государственных органов, органов местного самоуправления, объединений граждан, религиозных организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности, музеев и библиотек, находящихся в государственной или коммунальной собственности (далее – архивное учреждение).

Таким образом, Порядок распространяется не только на собственно архивы, а также на государственные и коммунальные музеи и библиотеки в лице их архивных отделов, если таковые имеются.

Порядок приобщения к архивным документам опровержения недостоверных сведений такой: лицо, которое требует опровержения недостоверных, по его мнению, сведений о себе, содержащихся в архивных документах (далее – заявитель), подает в архивное учреждение заявление, в котором указывает, какие именно сведения и в каких документах (с указанием их названий (заголовков) и поисковых данных (номера фонда, описи, дела, листа, номер единицы хранения (единицы учета) аудиовизуальных документов)) являются недостоверными. К заявлению прилагаются оригиналы или заверенные в установленном порядке копии документов, которые содержат основания для опровержения указанных в заявлении сведений или дополнения недостоверных, по мнению заявителя, сведений информацией, которая их опровергает.

Архивное учреждение обеспечивает рассмотрение заявления и приложенных к нему документов на заседании экспертной (экспертно-проверочной, фондово-закупочной, экспертно-оценочной) комиссии (далее – комиссия), о времени и месте проведения которого заблаговременно уведомляет заявителя. Заявитель имеет право принять участие в этом заседании. Комиссия по результатам рассмотрения заявления и приложенных к нему документов принимает одно из таких решений:

• о приобщения представленных документов к соответствующему архивному фонду;
• о признании заявления о приобщения представленных документов необоснованным.

В случае принятия решения о приобщении представленных документов к архивному фонду, в котором сохраняются недостоверные сведения о лице, указанные документы в месячный срок приобщаются к этому архивному фонду. Решение о приобщении представленных документов оформляется приказом (распоряжением) руководителя архивного учреждения. Приказ (распоряжение) руководителя архивного учреждения о приобщения представленных заявителем документов, извлечение из протокола заседания комиссии и представленные заявителем документы подшиваются в отдельное дело, которое создается в архивном фонде, в котором сохраняются недостоверные сведения о лице. Составляется акт о приобщении дел (документов) к фонду, который подшивается к делу соответствующего фонда. Созданному архивному делу дается заголовок «Документы об опровержении недостоверных сведений о (указываются фамилия, имя, отчество лица, относительно которого опровергнута недостоверная информация) в деле № (отмечается номер дела)», он заносится во все экземпляры описей дел, в которые внесено дело, содержащее недостоверные сведения, и получает номер, следующий за номером последней на момент внесения изменений дела этой описи. Изменения фиксируются в итоговой записи всех экземпляров этой описи.

Для аудиовизуальных документов создается дело нефондовой организации.

В листе-заверителе дела, в котором содержатся недостоверные сведения о лице, проставляется штамп утвержденного Порядком образца. Этот штамп проставляется также во всех экземплярах описи дел в графе «Примечания» по номеру дела, в котором содержатся недостоверные сведения о лице. Штамп проставляется также в справочном аппарате к соответствующим документам, их cтрахового фонда и фонда пользования.

Заявитель уведомляется о приобщения предоставленных им документов к соответствующему архивному фонду путем направления письма с указанием архивного шифра дела с приобщенными документами.

Основания для отказа заявителю в приобщении поданных им документов могут быть такие:

• требование опровержения сведений не относится к полномочиям архивных учреждений;
• наличие опровержения сведений, которые опровергаются заявителем, в других документах, находящихся на хранении в этом или другом архивном учреждении и доступ к которым не ограничен;
• заявление об опровержении сведений, которые не являются сведениями о лице или которые содержат оценочные суждения: критику, оценку действий, употребление языковых средств и т.п.;
• подача заявителем документов, содержащих явные признаки подделки;
• отказ заявителя предоставить в случае необходимости оригиналы документов или дополнительные объяснения относительно поданных документов.

О признании заявления о приобщении документов необоснованным заявитель уведомляется письмом. К письму прилагаются выписка из протокола заседания комиссии и оригиналы документов, поданных заявителем. Копии указанных документов остаются в архивном учреждении вместе с копией уведомления заявителю и подшиваются к делу фонда, в котором, по мнению заявителя, хранятся недостоверные сведения.

Следует отметить, что и ранее существовал подобный Порядок, утвержденный соответствующим приказом Государственного комитета архивов Украины от 3 марта 2009 года № 32. Но теперь он признан утратившим силу.

_______________________________________________

Публикация – октябрь 2015 года