Спростування архівних відомостей

Міністерство юстиції України 28 серпня 2015 року видало досить цікавий для деяких громадян наказ № 1612/5 «Про затвердження Порядку долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей про особу, що містяться в цих документах». Цей Порядок розроблено для забезпечення права особи спростовувати недостовірну інформацію про себе, яка може міститися в документах, що здані на зберігання до архівних установ.

Дія цього Порядку поширюється, як то зазначено у Порядку, на центральні та галузеві державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, архівні установи Національної академії наук, архівні відділи районних, районних у містах Києві і Севастополі державних адміністрацій, міських рад, архівні підрозділи державних органів, органів місцевого самоврядування, об’єднань громадян, релігійних організацій, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, музеїв та бібліотек, що перебувають у державній чи комунальній власності (далі – архівна установа).

Таким чином, Порядок розповсюджується не лише на власне архіви, а також на державні і комунальні музеї та бібліотеки в особі їх архівних відділів, якщо у них такі є.

Порядок долучення до архівних документів спростування недостовірних відомостей такій: особа, яка вимагає спростування недостовірних, на її думку, відомостей про себе, що містяться в архівних документах (далі – заявник), подає до архівної установи заяву, в якій зазначає, які саме відомості і в яких документах (із зазначенням їх назв (заголовків) і пошукових даних (номери фонду, опису, справи, аркуша, номер одиниці зберігання (одиниці обліку) аудіовізуальних документів)) є недостовірними. До заяви додаються оригінали або в установленому порядку засвідчені копії документів, що містять підстави для спростування зазначених у заяві відомостей чи доповнення недостовірних, на думку заявника, відомостей інформацією, що їх спростовує.

Архівна установа забезпечує розгляд заяви і доданих до неї документів на засіданні експертної (експертно-перевірної, фондово-закупівельної, експертно-оцінної) комісії (далі – комісія), про час і місце проведення якого завчасно повідомляє заявника. Заявник має право взяти участь у цьому засіданні. Комісія за результатами розгляду заяви та доданих до неї документів приймає одне з таких рішень:

• про долучення поданих документів до відповідного архівного фонду;
• про визнання заяви про долучення поданих документів необґрунтованою.

У разі прийняття рішення про долучення поданих документів до архівного фонду, в якому зберігаються недостовірні відомості про особу, зазначені документи у місячний строк долучаються до цього архівного фонду. Рішення про долучення поданих документів оформлюється наказом (розпорядженням) керівника архівної установи. Наказ (розпорядження) керівника архівної установи про долучення поданих заявником документів, витяг з протоколу засідання комісії і подані заявником документи підшиваються в окрему справу, що створюється в архівному фонді, в якому зберігаються недостовірні відомості про особу. Складається акт про приєднання справ (документів) до фонду, який підшивається до справи відповідного фонду. Створеній архівній справі надається заголовок «Документи про спростування недостовірних відомостей про (зазначаються прізвище, ім’я, по батькові особи, щодо якої спростовано недостовірну інформацію) у справі № (зазначається номер справи)», вона заноситься до всіх примірників опису справ, в який внесено справу, що містить недостовірні відомості, і отримує номер, наступний за номером останньої на час внесення змін справи цього опису. Зміни фіксуються у підсумковому записі всіх примірників цього опису.

Для аудіовізуальних документів започатковується справа нефондової організації.

В аркуші-засвідчувачі справи, в якій містяться недостовірні відомості про особу, проставляється штамп затвердженого Порядком зразку. Цей штамп проставляється також в усіх примірниках опису справ у графі «Примітки» за номером справи, в якій містяться недостовірні відомості про особу. Штамп проставляється також у довідковому апараті до відповідних документів, їх cтрахового фонду та фонду користування.

Заявник повідомляється про долучення наданих ним документів до відповідного архівного фонду шляхом надсилання листа із зазначенням архівного шифру справи з долученими документами.

Підстави для відмови заявнику у долученні поданих ним документів можуть бути такі:

• вимога спростування відомостей не належить до повноважень архівних установ;
• наявність спростування відомостей, які спростовуються заявником, в інших документах, які перебувають на зберіганні в цій або іншій архівній установі і доступ до яких не обмежено;
• заява про спростування відомостей, що не є відомостями про особу або які містять оціночні судження: критику, оцінку дій, вживання мовних засобів тощо;
• подання заявником документів, які містять явні ознаки підроблення;
• відмова заявника надати у разі необхідності оригінали документів або додаткові пояснення щодо наданих документів.

Про визнання заяви про долучення документів необґрунтованою заявник повідомляється листом. До зазначеного листа додаються витяг з протоколу засідання комісії та оригінали документів, надані заявником. Копії зазначених документів залишаються в архівній установі разом з копією повідомлення заявникові і підшиваються до справи фонду, в якому, на думку заявника, зберігаються недостовірні відомості.

Слід зазначити, що й раніше теж існував подібний Порядок, затверджений відповідним наказом Державного комітету архівів України від 3 березня 2009 року № 32. Але тепер він визнаний таким, що втратив чинність.

______________________________________________

Публікація – жовтень 2015 року