Оформление документов об образовании для использования за границей

Сегодня вступает в трудовую деятельность поколение, которое получило образование (от начального до высшего) уже во времена независимости. Далеко не всем из них удается найти на родине такую работу, которая бы соответствовала их интеллектуальным, профессиональным запросам, амбициям, финансовой эквивалентности. Легализация украинских документов об образовании – необходимый шаг для тех, кто планирует учить и/или работать за пределами Украины.

На сегодняшний день наиболее распространенным способом оформления документов для их возможного использования за границей является проставление апостиля, введенного Гаагской Конвенцией с 1961 года, к которой на сегодня присоединилось больше чем 100 стран.

Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов, распространяется на официальные документы, которые были составлены на территории одного из договорных государств и должны быть представлены на территории другого договорного государства.

Согласно Конвенции, которая отменяет требование легализации иностранных официальных документов, для удостоверения аутентичности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в соответствующем случае, аутентичности отражения печати или штампа, которыми заверен документ, является проставление апостиля компетентным органом государства, в котором документ был составлен.

Апостиль ‑ это специальный штамп, который проставляется на официальных документах стран – участниц Гаагской конвенции. Согласно положениям Конвенции документ, на котором проставлено апостиль, не нуждается ни в каком дополнительном оформлении или засвидетельствовании и может быть использован в любом другом государстве – участницы Конвенции.

В соответствии со статьями 3, 4 и 6 Конвенции, постановлением Кабинета Министров Украины от 18.01.2003 № 61 «О предоставлении полномочий на проставление апостиля, предусмотренного Конвенцией…», полномочия на проставление апостиля было предоставлено, в частности:

1)      Министерству образования и науки – на официальных документах, выданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки;

2)      Министерству юстиции – на документах, которые издаются органами юстиции и судами, а также на документах, которые оформляются нотариусами Украины.

Проставление апостиля на официальных документах об образовании и ученых званиях, которые были составлены на территории Украины регулируется приказом Министерства образования и науки Украины от 10 марта 2009 г. № 220 «Об утверждении Порядка проставления в Министерстве образования и науки Украины апостиля на официальных документах, изданных учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки».

Согласно этому Порядку апостиль проставляется:

1)      на документах об образовании и ученых званиях государственного образца, утвержденных постановлениями Кабинета Министров Украины от 17.03.93 № 199 “Об утверждении описаний дипломов доктора и кандидата наук и аттестата старшего научного сотрудника и перечня областей науки, по которым может быть присуждена научная степень”; от 12.11.97 № 1260 “О документах об образовании и ученых званиях”, приказом Министерства образования и науки Украины от 12.07.2001 № 510 “Об утверждении Порядка выдачи выпускникам внешкольных учебных заведений свидетельств о внешкольном образовании”;

2)      на документах, изданных учреждениями, организациями, предприятиями, подчиненными Министерству здравоохранения Украины, согласно приказам Министерства здравоохранения Украины:

• от 22.07.93 № 166 “О дальнейшем усовершенствовании системы последипломной подготовки врачей (провизоров)”;
• от 19.12.97 № 359 “О дальнейшем усовершенствовании аттестации врачей”;
• от 29.01.98 № 12 “Об утверждении Положения о клинической ординатуре”;
• от 15.01.99 № 7 “О мерах по исполнению приказа МОЗ Украины от 14.08.98 № 251 “Об утверждении Положения о системе лицензионных интегрированных испытаний специалистов с высшим образованием направлений “Медицина” и “Фармация”;
• от 12.12.2006 № 818 “Об усовершенствовании аттестации провизоров и фармацевтов”;

3)      для документов, изданных в периоды:

• 1992 – 1998 годов – приказ от 10.04.92 № 61 “Об утверждении Положения о клинической ординатуре” (утратил силу согласно приказу МОЗ от 29.01.98 № 12 “Об утверждении Положения о клинической ординатуре”);
• 1995 – 2005 годов – приказ от 24.01.95 № 14 “О подготовке врачей в специальной клинической ординатуре” (утратил силу согласно приказу МОЗ от 07.11.2005 № 581 “О признании утратившим силу приказа МОЗ Украины от 24.01.95 № 14 “О подготовке врачей в специальной клинической ординатуре”);

4)      на административных документах, а именно: архивных справках, учебных планах, справках, которые выдаются учебными заведениями, государственными органами, предприятиями, учреждениями и организациями, которые касаются сферы образования и науки.

Легализация документов о высшем, последипломном, среднем специальном и среднем образовании для стран – участниц Конвенции заключается в проставленные апостиля на оригиналах таких документов. Тем не менее, в некоторых странах могут принимать и нотариально заверенные копии таких документов, которых будет достаточно для того, чтобы подтвердить свою квалификацию, специальность и т.п.. При этом нужно учитывать, что проставленный апостиль на оригинале документа об образовании свидетельствует об аутентичности печати образовательного учреждения и подлинность подписи лица на документе, в данном случае ректора, декана, директора школы и других, а апостиль на нотариальной копии диплома, приложения к нему, на аттестате, и т.п. – только аутентичность отражения печати и подписи нотариуса, который удостоверил подлинность копии с этого документа.

Процедура проставления апостиля в Министерстве юстиции Украины на документах, которые оформляются нотариусами Украины, регулируется Порядком проставления апостиля в Министерстве юстиции Украины на официальных документах, предназначенных для использования на территории других государств, и подготовки Министерством юстиции Украины нотариально оформленных документов для дальнейшей консульской легализации, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины 25.09.2012 года № 1418/5.

Таким образом, проставление апостиля – это не автоматическая процедура, которая проводится по факту поступления документа к компетентному органу уполномоченному проставлять штамп «Апостиль». Апостиль может быть проставлен только при наличии образцов подписей должностных лиц и печатей, которыми скреплены соответствующие документы. При отсутствии таких образцов уполномоченный орган уполномочен по просьбе заинтересованного лица сделать письменный запрос в образовательное учреждение с просьбой их предоставить.

В Украине штамп «Апостиль» имеет форму квадрата, длина сторон которого равняется 10 сантиметров. Он проставляется в форме отражения штампа непосредственно на свободном от тексте месте документа или на его оборотной стороне или на отдельном листе. В случае проставления апостиля на отдельном от документа листы документ и лист с апостилем скрепляются путем прошивания нитью (лентой) белого или красного цвета, способом, который делает невозможным их разъединение без повреждения листа, и заверяются подписью и печатью должностного лица Министерства образования и науки Украины. Количество скрепленных листов должны быть также заверено подписью должностного лица, которое проставило апостиль.

Рекомендуется заранее проставить апостиль на всех документах об образовании, поскольку единый орган, уполномоченный проставлять апостиль на оригиналах документов об образовании в Украине – это Министерство образования и науки Украины. Кроме того следует отметить, что апостиль проставляется один раз на документе и в дальнейшем такой документ может быть использован без ограничений в любой стране – участнице Конвенции. Таким образом, подпись, печать или штамп, которые проставлены компетентным органом в форме апостиля, не будут нуждаться в дальнейшем дополнительном засвидетельствовании или легализации.

Диплом об окончании высшего учебного заведения – один из наиболее подделываемых документов об образовании. Однако следует помнить, что проставленный апостиль на оригинале этого документа – один из надежных способов установления законности выдачи такого документа. Причем в случае когда будет установлено, что документ является поддельным, он ни при каких условиях не будет возвращен владельцу.

Кроме того, существуют случаи когда, например, иностранная страна просит предоставить документ вместе с легализованным переводом на языке государства, в котором будет использоваться документ.

При этом следует отметить, что каждая страна имеет право предусматривать свои требования к официально оформленным переводам документов. Например, в Украине к рассмотрению государственных органов, предприятий учреждений и организаций принимаются иностранные документы, верность перевода или подлинность подписи переводчика на которых должна быть удостоверена нотариально. Таким образом, по отношению и к украинским нотариальным документам действует следующий принцип – последней на них должна быть заверительная запись нотариуса, изложенная на украинском языке, поскольку изложение иностранным языком заверительной записи государственным или частным нотариусом, украинским законодательством не предусмотрено, и потому не может быть осуществлено на нотариально оформленном документе.

То есть, при подготовке образовательных документов для их действия за границей следует четко узнать требования иностранного органа, куда будет подаваться соответствующий документ об образовании.

Минимальный перечень вопросов для выяснения в иностранном органе должен быть следующий:

• Где должен быть проставлен апостиль – на оригинале документа об образовании и ученых званиях или возможно на нотариально заверенной копии с этих документов?
• Можно ли удостоверить подлинность перевода документа или подлинность подписи переводчика у украинского нотариуса или перевод должен быть осуществлен уже в той стране, где будет использоваться данный документ?
• В некоторых случаях возможно засвидетельствования правильности перевода в иностранном дипломатическом представительстве соответствующей страны «аккредитованными» переводчиками. Нет ли такого требования и в Вашем случае?

Начальник отдела аналитическо-методической работы Управления нотариата и финансового мониторинга Департамента нотариата, банкротства и функционирования центрального  заверительного органа  Г.С. Дёмкина

По публикации сайта Министерства юстиции Украины

___________________________________________________

Публикация – март 2014 года